Vertrag zur Auftragsverarbeitung

nach Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung

Stand: 30. September 2026

Wer hier wen beauftragt

Verantwortlich seid ihr — das Paar, das die Einladung bestellt hat. Eure Bestellung ist durch ihre Bestellnummer bezeichnet.

Auftragsverarbeiter sind wir: Jannik Pohl, Von-Etzbach-Straße 9, 40764 Langenfeld (Rheinland), Deutschland.

Worum es geht

Eure Gäste tragen in eurer Einladung ein, ob sie kommen, mit wie vielen Personen und was sie uns sonst mitteilen möchten. Diese Angaben gehören euch, nicht uns. Wir speichern sie nur, weil wir die Einladung betreiben.

Dieser Vertrag legt fest, was wir damit dürfen und was nicht. Er gilt ab eurer Bestellung und endet, wenn ihr die Einladung abschalten lasst.

1. Wir handeln nur auf eure Weisung

Wir verarbeiten die Daten eurer Gäste ausschließlich für den Betrieb eurer Einladung und nur, soweit ihr es wollt. Diesen Vertrag behandeln wir als eure erste und umfassende Weisung. Weitere Weisungen könnt ihr uns jederzeit per E-Mail geben.

Halten wir eine Weisung für rechtswidrig, sagen wir euch das und dürfen sie aussetzen, bis ihr sie bestätigt oder ändert (Art. 28 Abs. 3 Satz 3 DSGVO).

Eine Verarbeitung außerhalb der EU und des EWR findet nicht statt.

2. Welche Daten das sind

Name des Gastes, Zu- oder Absage, Anzahl der Begleitpersonen und ein Gruß an euch, wenn der Gast einen schreibt. Dazu technische Verbindungsdaten zur Auslieferung der Seite. Betroffen sind die von euch eingeladenen Gäste.

Dieselben Angaben stehen in der Datenschutzerklärung von ETERNA im Abschnitt „Daten der Hochzeitsgäste“, wo die Gästeliste geführt wird. Zwei Aufzählungen über dieselben Daten sollen nicht auseinanderlaufen.

Zum Gruß: Das Feld ist für ein paar Worte an euch gedacht. Wir fragen dort ausdrücklich nicht nach Allergien, Unverträglichkeiten oder Essenswünschen — das wären Gesundheitsdaten, und die sind besonders geschützt (Art. 9 DSGVO). Schreibt ein Gast von sich aus etwas in dieser Richtung, speichern wir es mit seiner Einwilligung so, wie er es geschrieben hat: Wir werten es nicht aus, ordnen es nicht zu und geben es an niemanden weiter außer an euch.

3. Was wir zusichern

Vertraulichkeit. Zugriff hat ausschließlich Jannik Pohl als Einzelunternehmer. Kommen weitere Personen hinzu, verpflichten wir sie vorher schriftlich.

Sicherheit. Wir treffen die Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO; sie stehen unter Punkt 4. Wir dürfen sie weiterentwickeln, solange das Schutzniveau dabei nicht sinkt.

Anfragen von Gästen. Meldet sich ein Gast bei uns und will Auskunft, Berichtigung oder Löschung, antworten wir nicht selbst, sondern leiten die Anfrage unverzüglich an euch weiter — verantwortlich seid ihr. Wir helfen euch mit den technischen Mitteln, die uns zur Verfügung stehen.

Wenn etwas schiefgeht. Wird uns bekannt, dass Daten eurer Gäste unbefugt offengelegt, verändert oder verloren wurden, melden wir euch das unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden ab Kenntnis. Die Meldung an die Aufsichtsbehörde nach Art. 33 DSGVO ist eure Aufgabe — die 72-Stunden-Frist läuft für euch.

Nachweis. Auf Anfrage weisen wir euch nach, dass wir diese Pflichten einhalten.

4. Wie wir die Daten schützen

Wir sind ein Einzelunternehmen ohne Angestellte. Die Maßnahmen sind darauf zugeschnitten und entsprechend knapp — was hier nicht steht, gibt es nicht.

• Rechenzentrum. Die Server stehen bei der Hetzner Online GmbH im Rechenzentrum Helsinki, Finnland (EU). Zutrittsschutz, Videoüberwachung und Besucherverwaltung verantwortet der Hoster.
• Zugang zum Server. Eine Anmeldung ist ausschließlich mit einem hinterlegten Schlüssel möglich. Passwörter werden nicht angenommen — sie lassen sich erraten, ein Schlüssel nicht.
• Zugang zur Verwaltung. Die Bestellübersicht ist passwortgeschützt. Das Passwort wird in konstanter Zeit verglichen, um Rückschlüsse über die Antwortdauer auszuschließen. Es gibt keine weiteren Benutzerkonten.
• Übertragung. Sämtliche Verbindungen laufen ausschließlich verschlüsselt (HTTPS). Unverschlüsselte Aufrufe werden umgeleitet.
• Trennung. Die Daten jeder Einladung liegen getrennt von denen anderer Kunden.
• Nachvollziehbarkeit. Rückmeldungen werden fortlaufend angehängt und nicht überschrieben; jeder Eintrag trägt einen Zeitstempel.
• Echtheit. Wo Daten unsere Systeme verlassen oder wieder betreten, sind sie signiert und werden vor der Annahme geprüft.
• Sicherung. Der Server wird täglich vollständig gesichert. Die Sicherungen liegen beim Hoster, getrennt vom laufenden System; sieben Stände werden vorgehalten. Dass sich daraus ein vollständiger Server zurückholen lässt, wurde zuletzt am 20. September 2026 erprobt.
• Aktualität. Sicherheitsaktualisierungen des Betriebssystems werden automatisch eingespielt, ohne dass jemand daran denken muss.

Diese Aufstellung wird mindestens jährlich überprüft und bei wesentlichen Änderungen angepasst.

5. Wen wir einschalten

Ihr genehmigt den Einsatz der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, für Server und Rechenzentrum. Die Verarbeitung findet in deren Rechenzentrum Helsinki, Finnland (EU) statt.

Wollen wir einen weiteren Dienstleister hinzunehmen oder austauschen, sagen wir euch das mindestens vier Wochen vorher. Ihr könnt innerhalb dieser Frist aus einem sachlichen Datenschutzgrund widersprechen.

Nicht hierunter fällt die Zahlung. Stripe verarbeitet eure eigenen Zahlungsdaten bei der Bestellung — dabei sind wir selbst Verantwortliche, nicht ihr. Daten eurer Gäste erreichen Stripe zu keinem Zeitpunkt.

6. Eure Kontrollrechte

Ihr dürft prüfen, ob wir uns an diesen Vertrag halten. In der Regel genügt eine Auskunft per E-Mail. Wollt ihr vor Ort prüfen, kündigt das bitte zwei Wochen vorher an. Einmal im Jahr ist das kostenfrei.

7. Löschung und Rückgabe

90 Tage nach eurer Hochzeit löschen wir alle Daten eurer Gäste von uns aus. Maßgeblich ist der Hochzeitstermin, der in ETERNA für eure Hochzeit eingetragen ist; verschiebt ihr ihn, wandert die Frist mit. Ohne eingetragenen Termin gibt es noch keine Frist; sie steht fest, sobald einer eingetragen ist. Liegt ein Termin beim Eintragen oder Ändern schon mehr als 60 Tage zurück, löschen wir 30 Tage nach dem Eintragen, damit ein Tippfehler nicht über Nacht die ganze Gästeliste kostet. Was nach der Löschung noch eingeht, löschen wir 90 Tage später.

Endet dieser Vertrag schon vorher, löschen wir die Daten eurer Gäste innerhalb von 30 Tagen nach dem Ende. Einzelne Gäste könnt ihr in ETERNA jederzeit selbst löschen. Wollt ihr die Daten herausbekommen, sagt uns das vor der Löschung — ihr erhaltet sie als Tabellendatei.

Bei Geburtstag und Gender Reveal nehmen wir die Rückmeldungen eurer Gäste auf unserem eigenen Server entgegen, nicht in ETERNA. Ihr seht sie über den Link zu eurer Gästeliste aus der Bestellbestätigung, könnt dort einzelne Einträge selbst entfernen und die Liste als Tabellendatei herunterladen. Maßgeblich für die 90 Tage ist dort das Datum der Feier aus eurer Bestellung; ohne Datum löschen wir 18 Monate nach der Bestellung.

In den Sicherungen des Servers (Punkt 4) bleiben gelöschte Daten, bis diese Sicherungen überschrieben sind.

Ausgenommen sind Daten, die wir nach Gesetz aufbewahren müssen. Das betrifft steuerliche Unterlagen zu eurer Bestellung, nicht die Rückmeldungen eurer Gäste.

8. Zum Schluss

Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO. Ihr seid als Verantwortliche dafür zuständig, dass eure Gäste wissen, wer ihre Daten verarbeitet und wozu. Wir stellen euch die technischen Mittel bereit, damit die Gäste diese Information und ihre Einwilligung in der Einladung erhalten.

Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der Rest wirksam. Änderungen bedürfen der Textform.

Wie dieser Vertrag zustande kommt

Beim Bestellen bestätigt ihr zusammen mit den AGB und der Widerrufsbelehrung auch diesen Vertrag. Art. 28 Abs. 9 DSGVO verlangt Schriftform und lässt die elektronische Form ausdrücklich zu. Eure Zustimmung wird mit Datum und Uhrzeit zu eurer Bestellung festgehalten.

Ihr bekommt diesen Text jederzeit auf Anfrage als Datei — schreibt uns an hallo@einladungendigital.de.